（1）工程资料管理是项目管理的一项重要工作，是管理水平、工程质量的体现；（2）按照规范的要求积累完成的完整、真实、具体的工程资料，是工程竣工验收交付使用的必备条件；一个质量优良或合格的工程必须具有一份内容齐全、文字记载真实可靠的原始技术资料；（3）工程资料为工程的检查、管理、使用、维护、改造、扩建提供可靠的依据；（5）是对工程质量及安全事故处理、工程结算、决算、审计的依据。工程资料具有复杂性、真实性、随机性、时效性、综合性的特点。
工程资料是指在工程建设过程中形成并收集汇编的各种形式的信息记录，一般可分为基建文件、监理文件、施工文件及竣工验收文件等。
（1）工程文件应真实反映工程的实际情况，具有永久和长期保存价值的材料必须完整、准确和系统。
（2）工程文件应使用原件，因各种原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及填写经办时间。（3）工程文件应保证字迹清晰，图样清晰，图表整洁，签字、盖章手续齐全，手工签字，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程文件应采用内容打印、手工签名的方式。（4）工程文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。（5）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝黑墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等（6）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面图纸宜采用国家标准图幅。
（7）工程文件的纸张应采用能够长期保存耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用图纸的复印件。（8）所有竣工图均应加盖竣工图章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。（9）不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。（10）工程档案文件的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。（11）工程档案的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，应符合国家标准规定，保证质量，以适应长期安全保管的需要。工程文件组卷也称立卷，指按照一定原则和方法，将有保存价值的文件分类整理成案卷的过程。工程案卷是由互有联系的若干文件组合而成的工程档案保管单位。
工程文件归档是指建设项目的设计、施工、监理等单位在完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷形成案卷后，按规定移交档案管理机构的过程。工程文件组卷与归档是工程竣工验收、结项决算必要条件，组卷归档工作为新建、改建、徐建工程提供参考、指导。卷内目录是指揭示卷内文件内容与成分的一览表，其作用是便于查阅、统计卷内文件。卷内目录应与卷内文件内容相符，卷内目录放在卷内文件首页之前，卷内原文件目录或文件图纸目录不能代替卷内目录，卷内目录编制单位为案卷编制单位，卷内目录式样。工程档案卷内目录一般包括序号、文件编号、责任人、文件题目、编制日期、页数及备注等。卷内备考表是反映卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后或直接印制在卷盒内底面，用于注明卷内文件与立卷状况，以备文件、档案人员和利用者日后查考。卷内备考由本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷及检查时间、见互号等内容组成，卷内备考表式样。单位工程档案的总案卷数超过20卷时，应编制案卷目录。案卷目录为案卷的名册，在案卷经过系统化排列后，对其逐一编号登记成册。案卷目录作用是固定案卷排列顺序，使立卷工作最终得以完成；案卷目录概括地介绍案卷的内容与成分，是文件与档案最基本的检索工具，同时也为档案工作各环节的展开奠定基础。案卷目录有序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等内容组成。
